Trasabilitatea și testul de retragere a produsului

Un sistem de trasabilitate este util numai dacă poate răspunde rapid la câteva întrebări: ce produs este afectat, din ce materii prime a fost realizat, ce alte loturi pot fi implicate, ce cantitate a fost produsă și unde a ajuns? Răspunsurile trebuie susținute de documente și înregistrări care se potrivesc între ele.

Ce înseamnă trasabilitatea alimentelor

Regulamentul (CE) nr. 178/2002 definește trasabilitatea ca posibilitatea de a identifica și urmări un aliment, o hrană pentru animale, un animal destinat producției de alimente sau o substanță destinată ori susceptibilă să fie încorporată într-un aliment sau furaj, pe parcursul tuturor etapelor producției, prelucrării și distribuției.

Articolul 18 impune operatorilor să poată identifica furnizorii și operatorii cărora le-au fost livrate produsele. În practică, un sistem eficient trebuie să permită și legătura internă dintre recepție, producție, rework, ambalaje și produsul finit, pentru ca domeniul unei retrageri să nu fie mai larg decât este necesar.

Trei niveluri care trebuie să funcționeze împreună

Lotul este cheia, dar trebuie definit corect

Lotul trebuie să permită delimitarea unui grup de produse obținute în condiții comparabile. O definiție prea largă poate obliga operatorul să retragă cantități foarte mari. O definiție artificial de îngustă, fără separare reală în proces, poate crea o falsă precizie.

• produsul și rețeta
• data și intervalul de producție
• linia, schimbul sau echipamentul
• loturile materiilor prime și ale ambalajului relevant
• procesele continue și punctele reale de separare
• rework-ul și produsul transferat între loturi
• curățarea și schimbarea de produs
• capacitatea sistemului de a păstra legătura fără completări retroactive

Ce informații trebuie păstrate

Cerința concretă depinde de activitate și categorie. Pentru alimentele de origine animală, Regulamentul de punere în aplicare (UE) nr. 931/2011 stabilește informații suplimentare care trebuie puse la dispoziția operatorului destinatar și, la cerere, autorității competente.

• descrierea exactă a alimentului
• volumul sau cantitatea
• numele și adresa operatorului care expediază
• numele și adresa expeditorului, dacă diferă
• numele și adresa operatorului destinatar
• numele și adresa destinatarului, dacă diferă
• referința de identificare a lotului, șarjei sau transportului, după caz
• data expedierii

Pentru alte categorii se aplică cerințele generale și eventualele reguli sectoriale. Sistemul trebuie proiectat după produsele și fluxul unității, nu prin copierea unei liste universale.

Trasabilitatea internă într-o fabrică

Legătura internă trebuie să permită pornirea fie de la materia primă, fie de la produsul finit. Pentru fiecare etapă se urmăresc transformările, divizările, amestecurile și transferurile care pot schimba domeniul lotului.

• loturile materiilor prime și cantitățile eliberate în producție
• rețeta și versiunea folosită
• data, ora, linia, schimbul și comanda de producție
• cantitatea obținută, pierderile și rebuturile
• rework-ul introdus și destinația acestuia
• materialele de ambalare și etichetele cu impact asupra siguranței sau legalității
• lotul finit, paletul și locația din depozit
• livrările și clienții care au primit lotul

Trasabilitatea în HoReCa și catering

În HoReCa, trasabilitatea nu dispare după deschiderea ambalajului. Eticheta internă, data deschiderii sau preparării, lotul de origine și rețeta trebuie păstrate în măsura necesară pentru a identifica produsele și ingredientele folosite.

Un restaurant poate avea nevoie să demonstreze ce furnizor și ce lot de ingredient au fost utilizate într-un preparat servit într-o anumită zi. Pentru catering, legătura trebuie să includă evenimentul, meniul, numărul de porții, ruta și punctul de livrare.

Retragere și rechemare

În practică, retragerea vizează oprirea și recuperarea produsului din lanțul de distribuție, înainte ca acesta să ajungă sau să mai fie oferit consumatorului. Rechemarea include recuperarea produsului ajuns la consumator și comunicarea către acesta. Alegerea măsurilor depinde de risc, distribuție și eficacitatea celorlalte acțiuni.

Articolul 19 din Regulamentul (CE) nr. 178/2002 obligă operatorul care consideră sau are motive să creadă că un aliment nu respectă cerințele de siguranță și nu se mai află sub controlul său imediat să inițieze retragerea și să informeze autoritatea competentă. Dacă produsul poate fi ajuns la consumator, acesta trebuie informat efectiv și corect; când este necesar, produsele sunt rechemate.

Ce poate declanșa o retragere sau rechemare

• rezultat microbiologic neconform
• alergen nedeclarat sau etichetă greșită
• corp străin ori contaminant chimic
• eroare de temperatură sau proces care poate afecta siguranța
• materie primă notificată de furnizor
• ambalaj compromis ori defect de sigilare
• reclamație credibilă sau incident repetat
• notificare din partea autorității, clientului ori sistemului de alertă
• imposibilitatea demonstrării siguranței pentru un lot

Echipa de incident și deciziile

Procedura trebuie să stabilească cine coordonează, cine evaluează riscul, cine blochează stocurile, cine contactează autoritățile și clienții și cine aprobă mesajele. Sunt necesari înlocuitori pentru persoanele indisponibile și date de contact actualizate în afara programului.

Ce este testul de retragere

Testul este o simulare controlată. Se selectează un lot sau o materie primă și se verifică trasabilitatea în amonte, intern și în aval, fără a contacta clienții ori autoritățile ca într-un incident real, exceptând situația în care scenariul descoperă o problemă reală.

Testul de trasabilitate verifică informația și bilanțul. Testul procedurii de retragere sau rechemare verifică suplimentar echipa, deciziile, listele de contact, comunicarea și capacitatea de a controla produsul. Cele două pot fi combinate, dar obiectivele trebuie precizate.

Cum alegi scenariul

• o materie primă folosită în mai multe produse
• un ingredient cu alergen care nu apare pe etichetă
• un rezultat de laborator primit după livrare
• o eroare de etichetare sau de ambalaj
• un lot finit distribuit către mai mulți clienți sau puncte de lucru
• rework folosit în mai multe loturi
• un produs returnat ori reambalat
• o situație desfășurată în afara programului normal

Scenariile trebuie rotite astfel încât testele succesive să verifice familii de produse, fluxuri și dificultăți diferite. Un exercițiu simplu repetat anual poate oferi o impresie falsă de control.

Pașii unui mock recall bine construit

1. Stabilește scopul, data, coordonatorul și persoanele care cunosc scenariul.
2. Selectează lotul și momentul de pornire fără a pregăti anticipat documentele.
3. Notează ora începerii și toate deciziile.
4. Identifică furnizorii și loturile intrate.
5. Reconstruiește utilizarea internă, rework-ul și loturile finite afectate.
6. Identifică stocul rămas, produsele blocate și toate livrările.
7. Realizează bilanțul de masă.
8. Verifică datele de contact și pregătește comunicările simulate.
9. Stabilește dacă domeniul loturilor este justificat.
10. Notează ora finalizării, lipsurile și acțiunile corective.

Bilanțul de masă

Bilanțul compară totalul care trebuie explicat cu cantitățile identificate în stoc, producție, livrări, probe, pierderi, rebuturi și alte destinații documentate. El nu trebuie forțat să ajungă la 100% prin estimări fără dovezi.

Diferențele trebuie investigate. Ele pot proveni din conversii greșite, pierderi neînregistrate, recepții sau livrări introduse cu întârziere, rework, unități de măsură neuniforme sau date incomplete.

Exemplul este demonstrativ. Limita acceptată pentru diferențe trebuie justificată în funcție de proces și de sistemul de măsurare; legislația generală nu stabilește un procent universal pentru toate unitățile.

Cât de repede trebuie finalizat testul

Regulamentul (CE) nr. 178/2002 cere acțiune imediată atunci când sunt îndeplinite condițiile articolului 19, dar nu stabilește un timp universal de finalizare a unui exercițiu intern. Timpul-țintă se stabilește după risc, distribuție și cerințele aplicabile.

Standardele private pot stabili criterii mai precise. IFS Food versiunea 8 cere ca sistemul de trasabilitate, inclusiv bilanțul de masă, să fie testat într-o perioadă de 12 luni sau la schimbări semnificative și ca trasabilitatea să poată fi demonstrată în maximum patru ore. BRCGS Food Safety Issue 9 cere testarea sistemului cel puțin anual, cu verificare cantitativă, și urmărește de asemenea capacitatea de identificare rapidă. Se aplică ediția și documentele normative valabile pentru schema unității.

Ce trebuie să conțină raportul testului

• data, ora de început și ora de finalizare
• scenariul, produsul, lotul și motivul simulării
• echipa participantă și rolurile
• documentele și sistemele consultate
• trasabilitatea în amonte, internă și în aval
• cantitățile și bilanțul de masă
• lista clienților sau punctelor identificate
• copiile mesajelor simulate și verificarea contactelor
• problemele observate și informațiile lipsă
• concluzia privind eficacitatea
• acțiunile corective, responsabilii și termenele
• verificarea ulterioară a implementării

Greșeli frecvente

1. Test pregătit dinainte

   Documentele sunt aranjate special, iar rezultatul nu reflectă capacitatea reală.

2. Doar facturi și avize

   Se identifică furnizorul și clientul, dar nu legătura internă dintre loturi.

3. Fără bilanț de masă

   Nu se poate demonstra că întreaga cantitate este localizată.

4. Rework ignorat

   Domeniul produselor afectate este subestimat.

5. Etichetele și ambalajele nu sunt urmărite

   O eroare de informație poate afecta alte loturi decât cele stabilite inițial.

6. Lista de contacte este veche

   Comunicarea este întârziată într-un incident real.

7. Testul se încheie fără acțiuni

   Aceleași lipsuri se repetă la exercițiul următor.

8. Digitalizarea este considerată suficientă

   Un software cu date greșite sau incomplete produce rapid un răspuns incorect.

Digitalizarea trasabilității

Un sistem digital poate lega recepția, lotul, rețeta, consumul, producția, stocul și livrarea. Codurile de bare, scanarea și integrarea POS sau ERP reduc căutarea manuală, dar numai dacă regulile de identificare și disciplina operațională sunt corecte. Vezi și serviciul de digitalizare a sistemului HACCP.

• câmpuri obligatorii și nomenclatoare controlate
• unități de măsură coerente și conversii verificate
• blocarea utilizării loturilor neidentificate
• jurnalul modificărilor și drepturi de acces
• backup și procedură de lucru când sistemul nu este disponibil
• verificarea periodică prin exerciții reale, nu doar demonstrații software

Trasabilitatea nu se oprește la poarta fabricii

Eficacitatea depinde și de furnizori, depozite, transportatori, distribuitori, retaileri și clienți. Contractele și specificațiile trebuie să clarifice informațiile transmise, timpii de răspuns și persoanele de contact. Într-un incident, fiecare verigă trebuie să poată identifica rapid produsul și cantitatea aflată sub controlul său.

Mini-audit al propriului sistem

• Putem porni de la un ingredient și identifica toate produsele în care a fost folosit?
• Putem porni de la un produs finit și identifica toate loturile materiilor prime?
• Rework-ul este identificat și legat de loturile în care intră?
• Putem separa stocul blocat de stocul disponibil?
• Bilanțul explică întreaga cantitate fără estimări nejustificate?
• Avem date actuale pentru clienți, autorități și persoane-cheie?
• Putem lucra dacă ERP-ul sau internetul nu sunt disponibile?
• Știm cine decide retragerea și cine comunică?
• Testul include produse și scenarii diferite?
• Acțiunile din testul precedent au fost verificate ca eficace?

Concluzie

Trasabilitatea bună reduce timpul de reacție și limitează domeniul unei retrageri. Ea protejează consumatorul, dar și afacerea: permite blocarea loturilor corecte, evită retragerea inutilă a unor cantități mai mari și oferă managementului informații credibile pentru decizie.