De la autorizare DSVSA la certificare IFS Food: cum construiești o afacere alimentară pregătită pentru control, audit și creștere

În industria alimentară, problemele serioase nu apar, de regulă, pentru că lipsește un dosar. Apar atunci când spațiul, fluxul tehnologic, documentația și activitatea reală nu spun aceeași poveste.

O firmă poate avea proceduri bine redactate și, totuși, să nu le poată aplica. Poate investi într-un spațiu modern, dar să descopere târziu că fluxurile se intersectează, că lipsesc zone necesare sau că anumite finisaje nu sunt potrivite. Poate obține documentul de înregistrare ori autorizare și să rămână nepregătită pentru un control, o reclamație, o retragere de produs sau un audit solicitat de un client important.

De aceea, autorizarea DSVSA, implementarea sistemului HACCP și certificarea IFS Food nu ar trebui tratate ca trei proiecte fără legătură. Ele reprezintă etape diferite ale aceluiași obiectiv: o unitate alimentară conformă, controlabilă și capabilă să se dezvolte.

Autorizarea, HACCP și IFS Food nu înseamnă același lucru

Confuzia dintre aceste etape duce frecvent la costuri suplimentare și termene ratate.

Înregistrarea sau autorizarea sanitar-veterinară și pentru siguranța alimentelor permite desfășurarea legală a activității, în condițiile aplicabile tipului de unitate. Procedura corectă depinde de activitate, produse, origine animală sau nonanimală, capacitate, circuitul comercial și modul de distribuție.

Sistemul HACCP este mecanismul prin care operatorul identifică pericolele biologice, chimice, fizice și alergenice, stabilește măsuri de control, monitorizează procesele și demonstrează că alimentele sunt produse în condiții de siguranță. Regulamentul (CE) nr. 852/2004 impune operatorilor din sectorul alimentar, cu excepțiile prevăzute pentru producția primară, să instituie, să aplice și să mențină proceduri permanente bazate pe principiile HACCP. Forma consolidată a regulamentului include și cerințe privind managementul alergenilor și cultura siguranței alimentare, introduse prin Regulamentul (UE) 2021/382.

Certificarea IFS Food este o evaluare realizată de un organism de certificare aprobat, pe baza standardului IFS Food. Ea verifică dacă producătorul poate furniza produse sigure, autentice și conforme cu cerințele legale și cu specificațiile clienților. În prezent se aplică IFS Food versiunea 8, obligatorie pentru audituri, în mod general, din 1 ianuarie 2024, împreună cu doctrina IFS Food 8 aflată în vigoare.

Consultantul pregătește compania și sistemul. Certificatul este emis numai în urma auditului independent efectuat de organismul de certificare. Această separare este importantă pentru credibilitatea procesului.

Când ai nevoie de consultanță în siguranță alimentară

Sprijinul unui consultant devine valoros înainte ca o problemă să fie transformată într-o neconformitate. Cele mai frecvente situații sunt:

• deschiderea unei fabrici, cofetării, brutării, unități de catering, restaurante, depozit sau magazin alimentar;
• schimbarea sediului, extinderea capacității ori introducerea unui flux tehnologic nou;
• pregătirea documentației pentru înregistrare sau autorizare DSVSA;
• elaborarea ori actualizarea planului HACCP și a programelor preliminare;
• apariția unor neconformități la controlul autorității sau la auditul unui client;
• solicitarea certificării IFS Food de către retaileri, distribuitori sau parteneri externi;
• pregătirea pentru primul audit IFS sau pentru recertificare;
• integrarea cerințelor de trasabilitate, alergeni, food fraud, food defence și cultura siguranței alimentare.

Un consultant bun nu începe cu un biblioraft de proceduri standard. Începe cu activitatea reală: ce produse sunt fabricate, din ce materii prime, în ce spațiu, cu ce echipamente, de către cine și pentru ce piață.

Autorizarea DSVSA: începe cu fluxul, nu cu dosarul

Pentru multe afaceri alimentare, prima întrebare este: „Ce acte îmi trebuie pentru DSVSA?”. Este o întrebare firească, dar nu este prima întrebare tehnică.

Înainte de dosar trebuie clarificate:

• activitățile care vor fi desfășurate efectiv;
• categoriile de produse și materiile prime utilizate;
• regimul aplicabil unității: înregistrare sau autorizare;
• fluxurile pentru materii prime, produse finite, personal, ambalaje și deșeuri;
• separarea operațiunilor curate de cele cu risc de contaminare;
• capacitatea de depozitare și condițiile de temperatură;
• sursa de apă, evacuarea apelor uzate și gestionarea deșeurilor;
• igienizarea, controlul dăunătorilor și mentenanța;
• documentele și înregistrările care vor demonstra controlul activității.

În România, procedura se stabilește în funcție de profilul unității. Ordinul ANSVSA nr. 111/2008, în forma consolidată, reglementează înregistrarea sanitar-veterinară și pentru siguranța alimentelor pentru activitățile incluse în sfera sa. Pentru unitățile care produc, procesează, depozitează, transportă sau distribuie produse de origine animală și intră sub incidența autorizării se aplică Ordinul ANSVSA nr. 57/2010, tot în forma consolidată. Încadrarea nu trebuie făcută numai după denumirea comercială a firmei, ci după activitățile și fluxurile efective.

Cele mai costisitoare greșeli apar înainte de deschidere

Din practică, cele mai greu de corectat sunt problemele de proiectare:

• circuite care se intersectează;
• spații insuficiente pentru depozitare separată;
• lipsa unei zone funcționale pentru recepție sau igienizare;
• amplasarea necorespunzătoare a lavoarelor și echipamentelor;
• suprafețe greu de curățat și dezinfectat;
• ventilație sau drenaj neadaptate procesului;
• absența unei soluții pentru controlul temperaturii;
• flux de personal incompatibil cu riscul produsului.

O analiză realizată pe schiță, înainte de lucrări și achiziții, poate economisi mai mult decât costă întregul proiect de consultanță pentru autorizare.

HACCP care funcționează, nu documentație creată doar pentru control

Un sistem HACCP eficient trebuie să urmărească exact procesul din unitate. Nu este suficient să conțină cele șapte principii. Trebuie să poată fi folosit zilnic de echipă.

O implementare corectă include, în funcție de activitate:

• descrierea produselor și utilizarea preconizată;
• diagrama de flux verificată la fața locului;
• analiza pericolelor pentru fiecare etapă;
• stabilirea măsurilor de control și, unde este cazul, a punctelor critice de control;
• limite, monitorizare, responsabilități și acțiuni corective clare;
• verificarea și validarea măsurilor de control;
• programe de igienă, mentenanță și control al dăunătorilor;
• controlul furnizorilor, materiilor prime și ambalajelor;
• managementul alergenilor;
• trasabilitate, retragere și rechemare;
• instruirea personalului și verificarea eficacității acesteia;
• formulare și înregistrări proporționale cu riscul și dimensiunea unității.

Testul simplu este acesta: dacă persoana responsabilă nu poate explica de ce completează un formular și ce decizie ia atunci când rezultatul nu este conform, formularul nu controlează procesul. Doar ocupă timp.

Când merită să urmărești certificarea IFS Food

Certificarea IFS Food este relevantă în special pentru producătorii de alimente și companiile care ambalează produse alimentare vrac, atunci când există un risc de contaminare în timpul ambalării. Alegerea exactă a standardului IFS trebuie făcută după activitate: producție, logistică, brokeraj sau alt tip de operațiune.

Pentru o fabrică, certificarea IFS Food poate deveni un avantaj comercial atunci când:

• un retailer o solicită pentru listarea produselor;
• compania produce marcă privată;
• se urmărește accesul la piețe externe;
• clienții cer o evaluare recunoscută a sistemului de siguranță și calitate;
• managementul dorește procese mai stabile și o responsabilitate mai clară;
• costurile generate de reclamații, rebuturi sau lipsa trasabilității trebuie reduse.

Certificarea nu trebuie prezentată ca o garanție absolută că nu vor exista incidente. Valoarea ei constă într-un sistem verificabil, în disciplina operațională și în capacitatea companiei de a identifica, controla și corecta riscurile.

Ce verifică, în esență, un audit IFS Food versiunea 8

IFS Food 8 grupează cerințele în zone care privesc guvernanța și angajamentul conducerii, sistemul de management al siguranței alimentelor și calității, resursele, procesele operaționale, măsurătorile, analizele și îmbunătățirea, precum și planul de apărare a produsului.

În practică, pregătirea trebuie să ofere dovezi, nu doar documente. Auditorul va urmări dacă:

• politica și obiectivele sunt înțelese și susținute de management;
• analiza HACCP corespunde produselor și procesului real;
• specificațiile sunt aprobate, actuale și respectate;
• furnizorii sunt evaluați pe baza riscului;
• trasabilitatea poate fi demonstrată într-un timp adecvat;
• alergenii sunt identificați și controlați de la recepție până la etichetare;
• riscul de fraudă alimentară este evaluat;
• există măsuri funcționale de food defence;
• igienizarea este verificată, nu doar efectuată;
• echipamentele de măsurare sunt controlate;
• neconformitățile, reclamațiile și incidentele conduc la acțiuni reale;
• auditul intern identifică problemele înaintea auditului de certificare;
• cultura siguranței alimentare se vede în comportamente, decizii și comunicare.

Un audit de pregătire bine realizat reproduce presiunea unui audit real: verificare în teren, discuții cu angajații, urmărirea înregistrărilor, exercițiu de trasabilitate și analiza dovezilor.

Un traseu realist de la conformare la certificare

Nu există un termen universal. Durata depinde de dimensiunea unității, complexitatea proceselor, nivelul actual de conformare, resursele interne și investițiile necesare. Un proiect responsabil poate fi organizat în șapte etape.

1. Evaluarea inițială

   Se analizează spațiul, fluxurile, documentația, practicile și cerințele legale sau contractuale aplicabile. Rezultatul trebuie să fie o listă de diferențe, prioritizată după risc și impact.

2. Stabilirea încadrării și a planului de acțiune

   Se clarifică procedura de autorizare, standardul potrivit, responsabilitățile, bugetele și termenele. Aici se evită promisiunile nerealiste.

3. Corectarea infrastructurii și a fluxurilor

   Se rezolvă problemele care nu pot fi acoperite prin proceduri: separări, circuite, depozitare, igienă, echipamente, utilități și controlul temperaturii.

4. Elaborarea și implementarea documentației

   Procedurile, instrucțiunile și formularele se adaptează unității. Echipa începe să lucreze cu ele, iar documentele sunt corectate acolo unde practica arată că nu sunt suficient de clare.

5. Instruirea personalului

   Instruirea trebuie diferențiată. Managerul, echipa HACCP, personalul din producție, depozit și igienizare nu au aceleași responsabilități și nu au nevoie de același nivel de detaliu.

6. Verificarea sistemului

   Se efectuează audit intern, verificări în teren, analiza înregistrărilor, teste de trasabilitate și, după caz, simularea retragerii sau rechemării unui produs.

7. Închiderea neconformităților și auditul de certificare

   Compania intră în audit atunci când poate demonstra că sistemul funcționează, nu doar că documentația este finalizată. Organismul de certificare trebuie selectat independent și să fie aprobat pentru standardul și domeniul relevant.

Cum alegi un consultant în siguranță alimentară

Prețul este important, dar nu este singurul criteriu. Înainte de a începe colaborarea, întreabă:

• Are experiență cu tipul meu de produs și proces?
• Vizitează efectiv unitatea sau lucrează numai de la distanță?
• Verifică fluxul înainte de a redacta documentația?
• Explică încadrarea legală și limitele serviciului?
• Include instruirea și sprijinul pentru implementare?
• Realizează audit intern și exercițiu de trasabilitate?
• Rămâne implicat până la închiderea acțiunilor stabilite?
• Diferențiază clar consultanța de certificarea efectuată de organismul independent?

Un consultant competent nu promite „certificare garantată”. Poate promite o evaluare riguroasă, documentație adaptată, pregătire reală și sprijin profesionist pentru remedierea neconformităților.

Cât costă consultanța pentru autorizare, HACCP sau IFS

Un preț corect nu poate fi stabilit doar după numărul de angajați. Oferta trebuie să țină cont de:

• tipul și numărul produselor;
• complexitatea fluxului tehnologic;
• suprafața și numărul zonelor de lucru;
• riscul proceselor și al materiilor prime;
• nivelul documentației existente;
• numărul de locații;
• necesitatea proiectării fluxului sau a modificării spațiului;
• standardul urmărit și termenul disponibil;
• volumul de instruire, audit și asistență necesar.

O ofertă foarte mică poate acoperi numai livrarea unor modele generale. O consultanță valoroasă reduce riscul de refacere a spațiului, de amânare a autorizării, de neconformități majore și de pierdere a unui contract comercial.

Conformarea nu este destinația finală. Este infrastructura creșterii.

O unitate bine proiectată și un sistem de siguranță alimentară aplicat corect fac mai mult decât să pregătească firma pentru control. Reduc improvizația, clarifică responsabilitățile, protejează produsul și susțin relația cu clienții.

Dacă urmează să deschizi sau să extinzi o unitate alimentară, ai nevoie de autorizare DSVSA, vrei să refaci documentația HACCP ori pregătești certificarea IFS Food, primul pas util este o evaluare tehnică a situației reale.

Expert Aliment te poate sprijini de la analiza spațiului și stabilirea fluxurilor până la documentație, implementare, instruirea echipei și pregătirea pentru audit. Solicită o evaluare inițială și vei primi un plan clar, adaptat activității tale, cu priorități, responsabilități și etape realiste.